El cumplimiento de la normativa colombiana permite que las organizaciones del país cuenten con una solución que promueve la justicia, eficiencia y transparencia en la gestión de sus contratos.

Durante los 10 años que Webdox CLM lleva en el mercado, ha demostrado su compromiso con la ruta de transformación digital de las empresas de Latinoamérica. Para este fin, ofrece soluciones de vanguardia alineadas con las mejores prácticas de la industria. Una de ellas es la firma electrónica, que viene nativamente integrada en la plataforma de Webdox, lo que facilita la entrega de una herramienta para la gestión de contratos de 360º.

La legislación nacional reconoce la firma electrónica con la misma validez y efectos jurídicos que la firma manuscrita, siempre que esta cumpla con los requisitos de confiabilidad de la Ley 527 de 1999, del Decreto 2364 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. Estas normativas estipulan el requisito de confiabilidad para las firmas electrónicas, exigiendo que sea posible comprobar la autenticidad y la identidad del firmante en un contrato firmado electrónicamente.

Webdox CLM cumple a cabalidad con estas exigencias. Así lo certifica Erick Rincón, perito especializado en Derecho de Internet y Nuevas Tecnologías, de la firma Rincón Cárdenas & Moreno, presidente de la Asociación Colombia Fintech, profesor asociado de la Facultad de Jurisprudencia de la Universidad del Rosario y expresidente de Certicámara.

En su concepto, “la solución de firma electrónica desarrollada por Webdox se consolida como un mecanismo válido, que cumple con los requisitos establecidos en la Ley 527 de 1999, Decreto 2364 de 2012, y demás normas concordantes; además de ser una opción idónea para los potenciales usuarios de firma electrónica, toda vez que no solo cumple las disposiciones normativas, sino que también garantiza la seguridad de su solución. Por ello se recomienda su uso en todo tipo de empresas colombianas”.

“Teniendo en cuenta estos requisitos, es posible concluir que Webdox cumple con las exigencias de la regulación colombiana al implementar una solución de firma electrónica que garantiza: autenticidad e integridad, lo mismo que seguridad y confidencialidad de la información, atributos necesarios para su adecuada implementación”, afirma Rincón

Para garantizar la seguridad y autenticidad de los acuerdos firmados a través de la firma electrónica de Webdox CLM, es generado un certificado digital que le entrega validez jurídica y que, a la vez, autentifica la identidad del firmante. Si el archivo sufre alguna alteración en la posfirma, el certificado de firma electrónica deja de ser válido, y el proceso debe ser realizado nuevamente. Con esto, se garantiza que la firma es segura y que el firmante estuvo consciente de cualquier cambio realizado en el documento.

“Estos esfuerzos por cumplir la normativa colombiana en lo referente a la firma electrónica simple y la integridad de la información en documentos electrónicos, permiten que Webdox CLM ofrezca a las organizaciones del país una solución justa, eficiente y transparente para la gestión de sus contratos”, asegura José Manuel Jiménez, fundador y CEO de Webdox CLM.

“Además de ser más rápido y accesible, este método de firma permite mitigar riesgos de suplantación de identidad y alteración de acuerdos, siendo más seguro frente al método tradicional. Por esto, Webdox CLM entrega esta solución integrada a su plataforma, permitiendo que cada vez más empresas puedan firmar electrónicamente con seguridad, agilidad y total validez jurídica en Colombia”, complementa el directivo.

Estándares de clase mundial

En materia de normatividad internacional, es importante destacar que la compañía acredita las certificaciones: ISO/IEC 27001:2013 (gestión de la seguridad de la información en una empresa), ISO 27.701 (protección de la privacidad en el marco de la gestión de riesgos relacionados con el tratamiento de datos personales) e ISO/IEC 27018:2019 (seguridad de la información para los proveedores de servicios cloud). De igual forma, se encuentra en proceso de obtener la certificación SOC 2, tipo II (informe sobre los sistemas de gestión de los riesgos de ciberseguridad y que corresponde a uno de los máximos estándares de ciberseguridad en EE.UU), lo que refleja el compromiso de Webdox para crear el mejor CLM (Contract Lifecycle Management) del mundo.

Estas credenciales han sido relevantes para la adquisición de la solución por parte de reconocidas multinacionales como: Telefónica, Walmart, COPEC, Banco Santander, Coca Cola Andina, Concha y Toro, AB InBev, BUPA y L´Óréal; al igual que de prestigiosas empresas colombianas como: Postobón, Coosalud, Melexa, Almacenes Flamingo y Telefónica Colombia, entre otras.

Además de las certificaciones internas de Webdox CLM, el compliance de la firma electrónica simple en la plataforma se respalda por una integración nativa con Digicert, el mayor prestador de servicios de certificación de E-firmas a nivel global. Es así como Digicert genera sellos criptográficos a nombre de Webdox Colombia con los metadatos del usuario y cliente en la plataforma, en un formato compatible con la ley colombiana. De esta forma se garantiza la seguridad de la información en una plataforma capaz de gestionar diversos tipos de contratos o documentos con validez legal.

Webdox es una solución de Software como Servicio (SaaS). Fue diseñada para que las distintas áreas de una empresa; lo mismo que clientes, proveedores y empleados, puedan trabajar interconectados en la creación, negociación, aprobación, firma electrónica y digital (en cumplimiento de las leyes colombianas) y administración de contratos posfirma (reportes, gestión y alertas de contratos), todo en la nube.

La compañía está presente en 12 países de la región (Colombia, Chile, Argentina, Brasil, Bolivia, Ecuador, Uruguay, México, Paraguay, Perú, Guatemala y USA) y es responsable de la gestión de más de 3.000.000 de contratos para 300 empresas.